Werkdruk en werkstress | Bruggen-Bouwen.nl

Werkdruk en werkstress: hoe je toch overzicht houdt op taken in drukke tijden.

Als de werkdruk hoog is en de werkstress toeneemt, zie je al snel taken over het hoofd.

Hoe kun je er dan toch voor zorgen dat werk goed wordt overgedragen aan collega’s?

Een situatieschets uit de praktijk:

‘Ik zit te wachten op Jeroen Schepers. De klant die de grijze Peugeot 2008 heeft gekocht. Heeft hij zich al gemeld?’ Collega Wouter aan de andere kant van de lijn klinkt behoorlijk geïrriteerd. ‘Ik heb een afspraak met hem om half drie maar het is nu al bijna kwart voor drie en hij is er nog niet.’ Ik werk als receptioniste bij autobedrijf Lagemaat. Naast het ontvangen van klanten en het uitvoeren van licht administratief werk ondersteun ik de salesmanagers daar waar nodig is.

Heb ik wat over het hoofd gezien?
Ik kijk in de agenda van Wouter en zie dat de afspraak met Jeroen nog niet is bevestigd. ‘He joh, die afspraak met Jeroen is ook helemaal niet bevestigd. Is hij er al wel van op de hoogte?’
Collega Hester die naast mij aan de receptie zit, kijkt me met een vragende blik aan.

’Huh? Wacht, ik loop even naar beneden, want hier gaat iets mis.’ Wouter verbreekt de verbinding en als ik de hoorn neerleg, bespreek ik de situatie met Hester.

‘Heb jij Jeroen niet meer gebeld dan?’, vraagt Hester als ik door de agenda van Wouter scroll.
’Ik?’ Mijn stem slaat over en ik schiet lichtelijk in paniek bij de gedachte dat ik iets over het hoofd heb gezien.

Zoeken naar een e-mail in een overvolle inbox
Zenuwachtig scroll ik door mijn mailbox op zoek naar een mail van Wouter over de afspraak met Jeroen. Hester helpt een klant aan de balie, als Wouter plotseling achter me staat.
Ik zeg: ’Ik ben die mail van jou aan het zoeken, maar ik kan het niet vinden…’ Waarop hij bitst:
’Vind je het heel gek? Je hebt ook zoveel mail in jouw inbox staan, ruim je die nooit op?’
De irritatie in zijn stem maakt mij nog nerveuzer. In mijn hoofd schreeuw ik naar hem ‘Opruimen?! Waar moet ik al die mail laten?’ Maar… ik weet me te beheersen en focus me op mijn beeldscherm.

Als de klant aan de balie is vertrokken en Hester zich bij ons voegt, heb ik de mail van Wouter aan mij eindelijk gevonden.
’Dat is de mail waar het om gaat. Hij is van vorige week. Ik heb die naar jullie allebei gestuurd met de vraag of een van jullie Jeroen hierover wilde bellen om de afspraak te bevestigen.’ Wouter wijst naar het beeldscherm zodra hij zijn eigen e-mail voorbij ziet komen.

Ik lees de mail snel door en probeer me de interne afspraken te herinneren, maar er gaat geen lichtje branden.

Hester leest over mijn schouder mee.
‘Ja, dat klopt! Jij zou die mail oppakken en Jeroen hierover bellen. Weet je dat echt niet meer?’
Wouter en Hester kijken mij beiden met een indringende blik aan. Wachtend op antwoorden die ik ze niet kan geven. Mijn hoofd knalt bijna uit elkaar.

De oplossing: efficiency in de dagelijkse werkprocessen
Nee, je vergeet afspraken als deze niet met opzet. Door de dagelijkse drukte kan je mondelinge afspraken die niet worden vastgelegd simpelweg ‘vergeten’ of over het hoofd zien. De consequenties kunnen echter heel vervelend zijn. Niet alleen voor jou, maar ook voor collega’s en klanten. Door de mondelinge afspraak vast te leggen in een oplossing als Covide was het voor de betrokken medewerkers duidelijk geweest wie deze taak zou oppakken. Voorkom ergernissen op de werkvloer. Zo ga je te werk

Elles Tuhusula helpt bedrijven renderen via Covide en Assist-Online.

Assist-Online: klantherkenning als opmaat voor Marketing Automation.

Covide: Totaaloplossing voor samenwerken en CRM.