Soepel samenwerken aan een project? Houd hier rekening mee!

Samenwerken aan een project betekent informatie delen. Toch?


Met verschillende collega’s werk je samen aan een groot project. Maar wat als een collega ziek of afwezig is? Weet je van elkaar wel wie wat doet? En vergeet je geen belangrijke agendapunten? Dit kan er anders gebeuren.

Een situatieschets uit de praktijk:

Het is donderdag
De donderdag staat in het teken van vergaderen. Hoe gaat het met onze klanten? Zijn er bijzonderheden? Hoe staat het met de lopende projecten en de salesactiviteiten van de accountmanagers? Ik ben als projectmanager betrokken bij het project In Motion. De klant – een groot koeriersbedrijf – viert dit jaar haar 25-jarig bestaan en heeft ons de opdracht gegeven een nieuwe website te bouwen. Collega Bart is aangesteld als projectleider en onderhoudt voornamelijk het contact met de klant.

Offertebespreking
Nog een kwartier totdat de eerste vergadering begint: de offertebespreking van In Motion. Hier is nogal wat mailwisseling over geweest, wat Bart tijdens deze meeting zal toelichten. Ik zet mijn laptop aan, hang mijn jas op aan de kapstok en installeer me achter mijn bureau.

Als op het scherm de melding verschijnt dat er een update heeft plaatsgevonden en de computer opnieuw moet opstarten, kan ik het niet laten mijn computer even te vervloeken. Ik trek een sprint naar de koffiemachine. En als ik opnieuw plaatsneem achter mijn bureau zie ik dat de update ein-de-lijk is voltooid. Ik log snel in en scan vluchtig de laatste mailwisseling in mijn eigen projectmap.

Waar is die mail gebleven?
Ik scroll door de mail in mijn projectmap en zie dat de laatste mailwisseling van een week geleden is. Collega Robbert verschijnt in de deuropening. ‘We gaan beginnen, ga je mee?’ Onderweg naar de vergaderzaal probeer ik me in gedachten het laatste gesprek met Bart te herinneren. Dat was toch echt eergisteren. Hij had de nieuwe afspraken per mail bevestigd. Welke afspraken?! Had hij mij wel in CC meegenomen of…? Shit!

In de vergaderruimte hebben enkele van mijn collega’s en onze contactpersoon zich verzameld. Ik kijk om me heen. Geen Bart…!?

‘We zijn helaas niet helemaal compleet. Bart heeft zich vanmorgen afgemeld wegens privéomstandigheden. Maar hij vertelde me dat jij ook nauw betrokken bent bij dit project. Wil je ons allemaal bijpraten? Ik begreep dat er nieuwe afspraken zijn gemaakt? Kan je daar meer over vertellen?’

Alle ogen in de ruimte zijn nu op mij gericht.

‘Uhm…’

De oplossing: sla projectinformatie centraal op
Wanneer de projectinformatie met alle betrokkenen zou zijn gedeeld, zijn situaties zoals bovenstaande helemaal niet mogelijk. Iedereen weet precies de laatste status van een project en waar collega’s mee bezig zijn. Want hoe goed je bij afwezigheid de taken ook wilt overdragen aan een collega, er zijn altijd wel zaken die je vergeet. Zo sla je projectinformatie centraal op.

Elles Tuhusula helpt bedrijven renderen via Covide en Assist-Online.

Assist-Online: klantherkenning als opmaat voor Marketing Automation.

Covide: Totaaloplossing voor samenwerken en CRM.