Projectmanagement | Bruggen-bouwen

Projectmanagement. Succesvol samenwerken tot het allerlaatste moment.

Als een klant jou aanbeveelt bij zijn relaties, heb je al een flinke voorsprong op de concurrentie.

Uiteraard wil je aan alle verwachtingen voldoen of deze zelfs overtreffen. Maar als het op het moment suprême misgaat, dan gaat het ook écht mis.

Een situatieschets uit de praktijk:

Lovende woorden
Ik hoor het Ronald nog zeggen. ‘Jullie organisatie heeft zulk goed werk afgeleverd en onze wensen vertaald naar een prachtige site. Ik vind het niet meer dan logisch dat ik jullie voordraag aan mijn relaties. Deze opdracht is jullie van harte gegund!’
Zijn lovende woorden galmen nog na in mijn hoofd.

Via Ronald Versteege, directeur van een regionaal accountantskantoor, hebben we een opdracht gekregen voor zijn relatie New Roads. New Roads is een familiebedrijf binnen de autobranche en viert haar 25-jarig bestaan. Ter gelegenheid van dit jubileum hebben zij een nieuwe website door ons laten bouwen dat tijdens een evenement aan relaties gepresenteerd zal worden. Met onze creative director Bart hebben we de wensen van New Roads vertaald naar een mooie website. Contactpersoon Simon Broers van New Roads was zeer tevreden over het eindresultaat. Vandaag vindt het grote feest plaats.

Ik was van alle communicatie op de hoogte…dacht ik
Ik ben projectmanager bij een fullservice webbureau, in Zeeland een van de grootste binnen onze branche. Het is 17.30 uur als ik mijn laatste mailtjes weg tik en de telefoon op mijn bureau rinkelt. Het is Simon die in paniek belt. ‘Ik sta op het punt de website te presenteren aan 150 genodigden, maar de site wordt niet getoond! Ik krijg een foutmelding bij het opvragen.’
Ik kijk om me heen, maar al mijn collega’s zijn al naar huis. -’Ik bel je zo terug Simon, ik ga er direct achteraan!’ Op mijn mobiel zoek ik naar het telefoonnummer van Bart maar wordt direct doorverbonden met de voicemail. Ik heb geen idee wat er is misgegaan. Ik was van alle communicatie op de hoogte… dacht ik.

‘Het moet nu opgelost worden, want over 15 minuten start het officiële gedeelte’
Ik probeer collega Daan te bellen. Hij zou mij eventueel ook kunnen helpen. Maar ook hij neemt niet op. Intussen zoek ik in de projectmap van Bart naar aanknopingspunten waarmee ik het probleem zou kunnen achterhalen, maar ik zie dat er geen actuele mailwisseling is opgeslagen. De laatste mail dateert van vorige week woensdag. Waar heeft hij die mail staan en waarom is het niet opgeslagen in de gedeelde map, zoals we hebben afgesproken? Ik weet zeker dat hij er mee bezig is geweest. Vanmorgen hoorde ik hem daar nog over praten met Daan.

Opnieuw gaat de telefoon op mijn bureau. Aan het nummer zie ik dat het Simon is. Wat moet ik zeggen, wat moet ik doen?! ‘Het moet nu opgelost worden, want over 15 minuten start het officiële gedeelte.’

Ik probeer Bart opnieuw te bereiken maar wordt weer doorverbonden met zijn voicemail. Nee!

Ik krijg een Whatsapp-bericht binnen. Please please laat dit Bart zijn…
‘Simon net gesproken, hij is in paniek want de site doet het niet. Ik hoop dat je dit zsm kunt oplossen want ik sta nu voor schut bij mijn eigen relatie. Ik heb jullie per slot van rekening voorgedragen. Ronald.’

Projectmanagement = verantwoordelijkheid nemen en samenwerken
Projectmanagement betekent samen verantwoordelijk zijn tot en met het succesvol opleveren van een project. Als een betrokken collega projectinformatie niet deelt met het team en niemand op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen, ontstaan er stressvolle situaties als deze. Met als resultaat: een zeer ontevreden klant. In dit geval twee ontevreden klanten. In deze whitepaper lees je alles over “samenwerken en projecten”.

Willem Massier
Voor deze blogserie sprak Elles Tuhusula uitgebreid met verschillende ondernemers en medewerkers uit uiteenlopende branches om hun ervaringen te delen.

Elles helpt bedrijven renderen via Covide.