Bruggen-bouwen | miscommunicatie met collega's

Hoe voorkom je miscommunicatie met collega’s?

Wat zijn de gevolgen van miscommunicatie met collega’s?


Als je niet goed met jouw collega’s communiceert, levert het vroeg of laat problemen op. Hoe voorkom je dat jouw klanten hier de dupe van worden?

Een situatieschets uit de praktijk:

Mijn dag kon niet slechter beginnen. Want met ruim 45 minuten extra reistijd kom ik dan eindelijk aan op kantoor. Ik ben projectmanager bij een communicatiebureau en heb voor vandaag projectbesprekingen gepland staan. Maar die van 9.00 uur was mij niet bekend. Er stond blijkbaar wat gepland met een nieuwe klant, een schoonmaakbedrijf. Maar de klant is in geen velden of wegen meer te bekennen. Ik voel me behoorlijk schuldig. Want niet alleen gaat het hier om een nieuwe klant, de klant is ook nog eens helemaal vanuit Breda naar Amsterdam komen rijden.

Wie heeft deze afspraak voor mij gemaakt?
Hoe had ik deze afspraak nou kunnen missen? In de file heb ik mijn agenda nog gecheckt, maar er stond geen afspraak om 9.00 uur ingepland.

Waar is die mail?
Ik pak snel een kop thee wanneer ik langs de automaat loop en haast me naar mijn werkplek. Ik heb mijn jas nog niet opgehangen als er drie collega’s aan mijn bureau staan. ‘Jongens, ik weet helemaal niks van deze afspraak! Er staat niks in mijn agenda en ik heb ook geen mail voorbij zien komen. Waar is die mail trouwens? Heeft iemand de mail al gevonden?’

Ik scroll door mijn overvolle mailbox in de hoop een bevestiging terug te kunnen vinden. ‘Ik weet toevallig dat Rick de klant vorige week heeft gesproken dus ik denk dat de afspraakbevestiging ook naar zijn mailadres is gestuurd’. Ik pak de telefoon om collega Rick te bellen, maar ik word tegengehouden. ‘Rick is er vandaag niet. Hij heeft zich ziek gemeld vanmorgen. Wij hebben helaas geen toegang tot zijn mailbox…’

Maar wat bedoel je? Dat ik nu niet bij een mail van een klant kan? En nu Rick er niet is, wordt zijn mail dan door helemaal niemand binnen dit bedrijf gelezen?!

De oplossing: klantinformatie bedrijfsbreed delen
Als belangrijke klantinformatie niet bekend is bij meerdere collega’s, kan dit tot zulke vervelende situaties leiden. In veel gevallen is de klant hiervan de dupe. Terwijl klantinformatie bedrijfsbreed delen helemaal niet moeilijk is. Zo werkt het.

Willem Massier was vanaf 1975 twintig jaar leerkracht in het BAO, startte als ondernemer in 1991 en is expert consultant CRM en Marketing Automation voor Covide en Assist-Online. Vanaf de zomer van 2017 ook weer enkele dagen actief in het onderwijs via bij 't Spectrum.

Voor hem zijn betrokkenheid en partnerschap de leidende motieven in het leven.

Deel dit blog via: