Bruggen bouwen l confrontatie

Hoe ga je de confrontatie aan met je collega?

Als een collega geen betrokkenheid toont, hoe spreek je hem daarop aan?

Samenwerken vraagt om teamspirit. Of het nu in een groot of klein team is. Maar onderlinge irritaties en onbegrip liggen op de loer. Wat als je dat niet op tijd uitspreekt? Dan kan er dit gebeuren.

Een situatieschets uit de praktijk:

In Motion – een groot koeriersbedrijf – viert dit jaar haar 25-jarig bestaan. Tijdens een groots evenement zal de nieuwe website en het logo worden gepresenteerd. Wij zijn trots dat wij, als reclamebureau, deze opdracht mogen uitvoeren. Binnen onze organisatie is er een projectteam samengesteld met collega Bart als aangewezen projectleider. Mijn vier andere collega’s en ik verrichten met name uitvoerende taken. Over anderhalve week is de deadline al. En er moet nog een hoop gebeuren.

Niet zo’n soepele samenwerking
We hebben hard gewerkt om het project op de afgesproken datum ook daadwerkelijk te kunnen opleveren. Tenminste, een deel van ons. Bart is de projectleider, maar heeft bijzonder weinig betrokkenheid getoond. ‘Even geen tijd, sorry. Andere projecten vragen ook mijn aandacht’, was zijn standaard antwoord als ik vroeg of hij bij projectbesprekingen aanwezig kon zijn. Ik kon me er boos om maken, maar koos er liever voor mijn energie te steken in de prettige samenwerking met mijn andere teamleden en het succesvol opleveren van het project.

Toegezegd, zonder te overleggen
Bart onderhield wel het contact met de klant. Wij zitten daar niet bij. En tijdens de laatste tussenevaluatie heeft de klant aangegeven grote wijzigingen te willen doorvoeren in het huidige plan. Een groot deel van het project moet over. Die deadline van over anderhalve week gaan we nooit meer halen. ‘Je hebt dit toegezegd zonder het met het team te overleggen!?’ Stomverbaasd kijk ik hem aan. Ik voel de boosheid opkomen en besef me bijtijds dat ik uit dit gesprek moet stappen om de situatie niet te verergeren. Bij het verlaten van zijn kantoor passeer ik mijn andere teamleden die me verbouwereerd nakijken. Omdat het inmiddels 17.45 uur is besluit ik mijn spullen te pakken en naar huis te gaan.

Valt het nog te redden?
Ik neem mezelf kwalijk dat ik niet eerder heb ingegrepen naar Bart. Hij ziet duidelijk niet in hoeveel tijd dit project ons al heeft gekost, omdat hij nauwelijks betrokken is. Dit moet morgenochtend direct besproken worden. Maar hij is mijn leidinggevende… Hoe pak ik dit aan? Ik schets voor mezelf verschillende scenario’s over hoe het gesprek eventueel zou kunnen verlopen.

De volgende morgen neem ik een diepe zucht en loop zijn kantoor binnen. ‘Hi, heb je heel even? Ik wil graag het voorval van gisteren bespreken, want…’ Nog voor ik mijn zin kan afmaken neemt Bart het gesprek over. ‘Nou dat moeten we zeker. Laat het heel duidelijk zijn dat ik jouw leidinggevende ben, ik de eindverantwoordelijkheid draag en ik hier de beslissingen neem! Wie denk jij wel niet dat je bent?!’

Ik schrik van zijn reactie en probeer de kalmte in mijn stem te behouden. ‘Maar Bart, ik wil graag…’. Nog voor ik mijn zin heb afgemaakt staat hij op uit zijn stoel en loopt op me af. Hij blijft voor staan en zegt ’Je zorgt maar dat het wordt opgeleverd zoals ik het met de klant heb afgesproken en binnen de deadline.’ Hij loopt zijn kantoor uit en laat me verbouwereerd achter. Hoe gaat het verder lopen met dit project?

De oplossing: een open aanspreekcultuur
Hoe anders zou zo’n situatie als deze zijn verlopen wanneer de spanning direct was uitgesproken. Dan voelen medewerkers zich wel gehoord. En wordt er niet achter iemands rug om gepraat. Het zijn heel herkenbare en veel voorkomende situaties, waar je als organisatie prima aan kunt werken. Of eigenlijk: aan moet werken. Onderzoek toont namelijk aan dat een open aanspreekcultuur leidt tot een hogere productiviteit en minder verzuim. Zo verbeter je de interne communicatie.

Willem Massier
Voor deze blogserie sprak Elles Tuhusula uitgebreid met verschillende ondernemers en medewerkers uit uiteenlopende branches om hun ervaringen te delen.

Elles helpt bedrijven renderen via Covide.