Belangrijk bericht niet doorgekregen? De waarde van interne communicatie.

Al je collega’s doen hun stinkende best, maar door de werkstress vergeten ze wel eens iets door te geven.

En laat dat net voor jou een belangrijk bericht zijn. Dit kunnen de gevolgen zijn. Herkenbaar?

Een situatieschets uit de praktijk:

‘Dankjewel voor de heerlijke koffie! Ik mail je deze week nog een samenvatting van ons gesprek. Goed? Ik ga snel, want ik moet de binnenstad nog uit zien te komen.’

Ik zwaai nogmaals naar mijn klant bij het verlaten van zijn kantoor en haast me naar de auto. Mijn volgende afspraak staat over een half uur gepland. Als ik mijn navigatie de route laat berekenen naar mijn volgende bestemming, zie ik dat ik het met een beetje geluk allemaal net moet kunnen redden.

Omdat klantrelaties onderhouden belangrijk is
Als vertegenwoordiger van een bekend tassenmerk ben ik veel onderweg. Het onderhouden van mijn klantrelaties, met name modewinkels, heeft een hoge prioriteit en ik merk aan hen dat zij dit waarderen. Ik ben vooral actief in de Randstad waar de meeste relaties bij elkaar in de buurt zijn gevestigd. De klant die ik nu ga bezoeken valt daar net buiten.

Al jaren werk ik samen met collega Inge. Wanneer klanten naar kantoor bellen zal zij – bij mijn afwezigheid – hen te woord staan. Zij houdt mijn mail in de gaten en zij zorgt dat alle afspraken in mijn agenda staan.

‘Spring op groen, spring op groen…’
Ik sta ongeduldig en met een opgejaagd gevoel voor het rode stoplicht te wachten op een groot kruispunt en zucht nog eens als ik naar de tijd kijk. Nog 20 minuten. Dat moet ik kunnen redden, tenminste als het verkeer op de snelweg doorrijdt…

Twee minuten voor aanvang rijd ik de parkeerplaats op. Het opgejaagde gevoel zit nog steeds in mijn lijf maar ik heb het gelukkig gered! Ik vergeet in alle haast een parkeerkaartje te halen en haast me op mijn hoge hakken naar de ingang waar ik met zweetdruppels op m’n neus achter aansluit in de rij bij de receptie. Het is inmiddels 13.34 als ik aan de beurt ben.

‘Goedemiddag, ik kom mij melden voor de afspraak met Jasper om 13.30’.

‘Een afspraak met Jasper? Jasper is vanmorgen naar China vertrokken. Ik heb gisteren met Inge gebeld om de afspraak vandaag te annuleren. Heeft ze dit niet doorgegeven…?’

Al dat gehaast voor niets…

De oplossing: efficiency en interne communicatie
Als hier sprake was geweest van slimme werkprocessen en een goed CRM, was er geen waardevolle tijd verloren gegaan. Maar hoe zorg je ervoor dat een collega als Inge wél zo’n afspraak uit de agenda verwijdert en niet vergeet dit door te geven? Dat is het belang van efficiency en interne communicatie!

Elles Tuhusula helpt bedrijven renderen via Covide en Assist-Online.

Assist-Online: klantherkenning als opmaat voor Marketing Automation.

Covide: Totaaloplossing voor samenwerken en CRM.