Bruggen-Bouwen | Samenwerken in de Cloud

Afwezig? Zó draag je werk goed over aan je collega’s

Je collega moet onverwachts jouw klantafspraak overnemen. Hoe deel je projectinformatie?

Als je door omstandigheden plotseling een klantafspraak moet overdragen aan een collega, dan is het wel handig als je hem goed kunt bijpraten en vanuit huis de belangrijkste projectinformatie kunt delen. Maar wat als juist op dát moment de server eruit ligt?

Een situatieschets uit de praktijk:

Deze bespreking kan ik niet missen
Toch maar een vrije dag opnemen? Nee, dat is vandaag echt onmogelijk. Ik ben projectleider bij een bouwbedrijf en vandaag staat net een laatste bespreking met de architect en onderaannemers op de agenda. Het onderwerp: een nieuw te verschijnen hypermodern appartementencomplex in hartje Amsterdam. De bouw gaat bijna van start en vandaag bespreken we de laatste puntjes om de voorbereidingsfase af te ronden.

En juist déze nacht heb ik geen oog dichtgedaan. Ik heb wel drie keer de lakens van mijn zieke zoontje van 4 verschoond. Hij heeft koorts en bijbehorende ziekteverschijnselen. Mijn vrouw is een paar dagen met vriendinnen weg, dus rust de zorg dit keer op mijn schouders. Als ik voor de laatste keer mijn bed instap en op de klok kijk, is het inmiddels half zes in de ochtend. Nog een uurtje slapen voordat de wekker gaat.

Kan ik mijn afspraak nog overdragen?
Ik stuur de vaste oppas alvast een berichtje in de hoop dat zij op het laatste moment kan inspringen. Ze is al wakker. Maar: ‘Sorry, ik zit in mijn toetsweek’ krijg ik terug. Mijn moeder woont te ver weg en mijn schoonouders zijn vandaag beiden aan het werk… Gelukkig! Collega Ron appt mijn afspraak over te kunnen nemen. Ik kijk op de klok. Het is inmiddels alweer 8.00 uur.

Ik bel Ron om hem bij te praten over het project. ‘Hopelijk heb je nog voldoende tijd om je voor te bereiden. Alle afspraken en de mailwisseling vind je in mijn projectmap. Ik log vanuit hier wel in op de interne server, zodat ik alle informatie met je kan delen.’

Maar net vandaag ligt de server eruit, geeft Ron aan.

‘Ik heb ICT al gebeld, maar zij zijn er pas einde ochtend weer. Ik vrees dat het nog wel even gaat duren. Onze afspraken zijn waarschijnlijk al onderweg, want de afspraak is over een half uur.’ Met de telefoon nog aan mijn oor ren ik de trap op naar boven, waar ik mijn zoon huilend wakker hoor worden. ’Paul, hang maar op. Ik kan je nauwelijks verstaan en ik zie al wat auto’s de parkeerplaats op rijden.’

Maar wacht even: er is nog helemaal niets overgedragen! Hoe kunnen we de voorbereidingsfase nu afronden?

De oplossing: werk in de Cloud
Wanneer de bedrijfsserver een systeem in de Cloud was geweest, had Paul zijn informatie gemakkelijk kunnen delen met Ron. Altijd en overal. Bij zo’n systeem maakt het zelfs niet uit of je wel of niet je vaste laptop bij je hebt: je hebt met elke computer toegang tot de actuele gegevens van klanten en collega’s via het internet. Zodat alles soepel blijft draaien, zelfs wanneer jij (onverwachts) afwezig bent. Zo werkt dat.

Voor deze blogserie sprak Elles Tuhusula uitgebreid met verschillende ondernemers en medewerkers uit uiteenlopende branches om hun ervaringen te delen.

Elles helpt bedrijven renderen via Covide en Assist-Online.


Bij Assist-Online gaat het in de eerste plaats om klantherkenning. Want door je klant echt te leren kennen, kun je hem ook helpen om zijn doelen te bereiken.

Covide is CRM software in de Cloud voor plezierig, efficiënt en effectief samenwerken rond klant- en projectdossiers in de Cloud. Daarmee structureer je en deel je klantkennis.